Für die Wahlarztordination von Frau Dr. Corinna Geiger, Fachärztin für Innere Medizin mit den Schwerpunkten Gastroenterologie, Hepatologie, Ernährungs- und Präventivmedizin, suchen wir eine erfahrene Persönlichkeit für die Position des Ordinationsmanagements, die/der nicht nur organisiert und strukturiert, sondern auch im Frontoffice aktiv mitanpackt, das Team verbindet und Frau Dr. Geiger im Alltag spürbar entlastet.

In der Ordination in der Wiesingerstraße steht nicht nur medizinische Qualität im Mittelpunkt, sondern vor allem eine vertrauensvolle, menschliche Arzt-Patienten-Beziehung auf Augenhöhe. Genau dieses Verständnis soll sich auch in den internen Abläufen und in der Zusammenarbeit im Team widerspiegeln. Wichtig sind der enge Austausch, eigenständiges Mitdenken und gegenseitige Unterstützung.

Ein besonderer Schwerpunkt der Ordination liegt zudem in der Betreuung von ME/CFS- und Long-Covid-Patient:innen. In diesem sensiblen Bereich sind ein hohes Maß an Empathie, Geduld und Einfühlungsvermögen sowie ein respektvoller, achtsamer Umgang mit den individuellen Belastungen der Patient:innen besonders wichtig - sowohl im direkten Kontakt als auch in der organisatorischen Begleitung.

Deine Rolle

Du bist die organisatorische Drehscheibe der Ordination - mit Nähe zum Alltag, gutem Draht zum Team (Frontoffice & Ärzt:innen) und einem klaren Blick für Prioritäten.
Du arbeitest selbstständig, verteilst Aufgaben sinnvoll, behältst den Überblick und sorgst dafür, dass die richtigen Themen zur richtigen Zeit bei den richtigen Personen landen.

Deine Aufgaben

• Enge Zusammenarbeit mit Frau Dr. Geiger zur spürbaren Entlastung im Alltag
• Sicherstellung effizienter Abläufe sowie laufende Optimierung von Strukturen und Prozessen
• Aktive Mitarbeit im Frontoffice (Patient:innenkontakt, Abläufe kennen und mittragen)
• Führung und Koordination des Ordinationsteams (MA-Gespräche, Teammeetings, etc.)
• Vertrags- und Lieferantenmanagement inkl. Einkauf und Verhandlungen
• Vorbereitung der Buchhaltung
• Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Qualitätsmanagements
• Tägliches Troubleshooting mit Hausverstand, Klarheit und Ruhe
• Sinnvolle Aufgabenverteilung und laufende Abstimmung im Team (6 Mitarbeiter:innen, 3 Ärzt:innen)
• Zentrale Kommunikationsschnittstelle:
  • E-Mails vorab sichten, priorisieren und triagieren
  • Einschätzen, was dringend ist und was delegiert werden kann
  • Themen gezielt vorbereiten und strukturiert besprechen
• Organisation und Raummanagement für weitere Einmieter:innen (z. B. Diätologinnen)
• Ansprechpartner:in für interne und externe Anliegen
• Mitdenken, Optimieren und Weiterentwickeln der Ordinationsabläufe

Kurz gesagt: Du hältst den Rahmen - damit Medizin mit Herz möglich bleibt.

• Mehrjährige Erfahrung in einer leitenden oder koordinierenden Funktion, idealerweise im Gesundheitswesen bzw. langjährige Ordinationsassistenz mit Teamführungserfahrung und betriebswirtschaftlichen Kenntnissen
• Du kennst den Ordinationsalltag und packst auch operativ gerne mit an
• Sehr gutes Verständnis für Praxisabläufe und organisatorische Zusammenhänge
• Strukturierte, lösungsorientierte Arbeitsweise mit Blick fürs Ganze
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Dinge aktiv umzusetzen
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeiten - klar, wertschätzend und strukturiert
• Selbstständige, verantwortungsbewusste Arbeitsweise
• Menschlich, teamorientiert und verbindend - du passt gut zu einem kleineren Team
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse (internationale Patient:innen)

Rahmenbedingungen

• Start: ab sofort
• Stundenausmaß: 30-40 Stunden/Woche
• Arbeitszeiten: 3 Tage/Woche fix in der Ordination präsent
• Zusätzlich Homeoffice nach Abstimmung möglich, um Themen in Ruhe vorzubereiten und abzustimmen
• Arbeitsort: Wiesingerstraße 3/19, 1010 Wien
• Gehalt: € 4.000 brutto/Monat (bei 40h/Woche), Überzahlung je nach Qualifikation und Erfahrung möglich

Was dich erwartet

• Wiener Linien Jahreskarte bzw. bei Bedarf auch ÖBB-Ticket
• Eine verantwortungsvolle Position mit Sinn und Gestaltungsspielraum
• Eine wertschätzende, empathische Arbeitsatmosphäre
• Teamevents
• Direkte Zusammenarbeit mit einer Ärztin, die Medizin ganzheitlich denkt
• Ein Umfeld, in dem Qualität, Menschlichkeit und Verlässlichkeit zählen
• Die Möglichkeit, Strukturen nachhaltig zu prägen und weiterzuentwickeln

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