Organisationsassistent in (Ersatzkraft)

Universität Wien

Berufsfeld
Gesundheit und medizinische Versorgung

Position
Vollzeit

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Organisationsassistent in (Ersatzkraft), Universität Wien

Organisationsassistent in (Ersatzkraft) - Fakultät für Philosophie und Bildungswissenschaft

An der Universität Wien arbeiten Sie in einem 7-köpfigen Verwaltungsteam des Instituts für Bildungswissenschaft (Arbeitsbereiche Allgemeine Erziehungswissenschaft und Bildungsforschung und Bildungstheorie) und unterstützen exzellente Forschung und Lehre.

Beginndatum: 30.09.2026 Stundenausmaß: 40 Wochenstunden Befristung: bis 20.01.2027 (mit Option auf Verlängerung) Einstufung KV: 54 VwGr. IIIa Stellen-ID: 5932

Ihre Aufgaben

Selbstständige Durchführung allgemeiner Verwaltungsaufgaben in den Bereichen Personal, Budget, Lehre, Forschung und Third Mission
Ansprechperson für wissenschaftliche Institutsmitarbeiter innen, lokale/internationale Gäste und Kooperationspartner innen
Unterstützung der Arbeitsbereiche bei Organisation und Administration von Forschungs-, Projekt- und Lehraufgaben (Schwerpunktbildung möglich)
Finanzielle und personelle Administration von Drittmittelprojekten (Rechnungsprüfung, Budgetverwaltung)
Organisation und Betreuung von Meetings, Workshops, Tagungen und Veranstaltungen (auch vor Ort)
Verwaltung von Reisetätigkeiten, Kostenrefundierungen und Daten in universitären IT-Systemen
Administrative Vorbereitung von Publikationstätigkeiten
Englisch- und deutschsprachige Korrespondenz mit internen/externen Schnittstellen (Studierende, Projektpartner innen etc.)
Betreuung von Gastwissenschaftler innen und Kooperationspartner innen
Pflege der Instituts-Homepage (inhaltliche Befüllung)

Ihr Profil

Qualifikation & Erfahrung:

Berufserfahrung im Office-Management (vorzugsweise im wissenschaftlichen/universitären Kontext)
Abschluss: Allgemein- oder berufsbildende mittlere/höhere Schule (Matura) oder kaufmännischer Lehrabschluss mit langjähriger Office-Erfahrung

Kenntnisse & Fähigkeiten:

Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint)
Sehr gute Deutschkenntnisse und solide Englischkenntnisse (ab B2-Niveau, Arbeitssprache teilweise Englisch)
Erfahrung mit Content-Management-Systemen (z. B. Typo3, u:cris, Moodle)
SAP- und HRFI-Kenntnisse von Vorteil
Freude im Umgang mit internationalen Gästen

Arbeitsstil:

Eigenverantwortlich, strukturiert und lösungsorientiert
Serviceorientiert mit hoher sozialer und kommunikativer Kompetenz
Teamplayer in

Unser Angebot

Work-Life-Balance: Flexible Arbeitszeiten, zunächst Präsenz im Büro, später Home-Office-Möglichkeit nach Einarbeitung
Inspirierendes Arbeitsklima: Engagiertes Team mit diversem Hintergrund in lockerer Atmosphäre
Gute Erreichbarkeit: Arbeitsplatz mit exzellenter öffentlicher Anbindung
Interne Weiterbildung: Kostenfreies, umfangreiches Kursangebot zur Kompetenzvertiefung
Faires Gehalt: Grundgehalt von € 2.759,20 (Vollzeit, Anrechnung von Berufserfahrung möglich)
Chancengleichheit: Antidiskriminatorische Anstellungspolitik mit Fokus auf Diversität und Frauenförderung

Bewerbung

Frist: 17.08.2026 Unterlagen:

Lebenslauf und kurzes Motivationsschreiben
Abschlusszeugnis (z. B. Lehrabschluss, Matura, Studium)
Arbeits-/Dienstzeugnisse
Weitere relevante Unterlagen

Bewerbung über: Jobportal der Universität Wien ("Jetzt bewerben"-Button)

Kontakt für inhaltliche Fragen: Corinna Hechtl

Die Universität Wien legt Wert auf Diversität und fördert qualifizierte Frauen explizit. Bei gleicher Qualifikation werden Frauen vorrangig aufgenommen.

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